所謂會務工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復勞動與差錯。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議是否符合上級的要求和當前工作的實際需要，召開的時機是否恰當，是否有比較充實的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。例如，為了保證會務準備工作萬無一失，可以加強會前檢查，做到檢查、多次檢查。其次，科學確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時間應多考慮出席和貴賓的因素，選擇會議地點應多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達到的效果。

步：報展程序。如果您想?yún)⒓诱箷?，先確定好與您企業(yè)匹配的展會。選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。戶外廣告，則是利用量較大的公共場所，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行宣傳。填好后、返回給展會主辦方、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到后的確定。
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2、確定博覽會的類型組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展會，由于政府主辦的展會、公益性質(zhì)的展會和商博覽會在詳細操縱模式和策略的制定上有很大區(qū)別。實際上我們穿越大地，實際上我們感受生活。學習像一個印象派畫家，從現(xiàn)在開始，張開每一個感覺的毛孔去觸碰它。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計劃應從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。
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