基于局域網運行的檔案管理軟件

技術在進步，讓電子文件管理系統(tǒng)運營操作越來越簡單，越來越友好，第二代基于局域網運行的檔案管理軟件；可以在用戶內網進行網上檔案查詢利用的時候，時間已經來到了2000年左右，這又是一次重大的、計算機技術在檔案管理領域的利用推動，很多用戶開始將檔案數據置于單位內網，并通過權限控制手段，向內部員工提供檔案數據的查詢利用，檔案利用人員發(fā)現可以通過自己的電腦查詢檔案來替代多次跑到檔案室去查詢檔案；

形成過程版式固化依據傳統(tǒng)檔案呈現的形成的要求將電子文件在形成、歸檔、移交等關鍵節(jié)點的責任信息（操作人、操作時間、操作內容）以記錄形式保存，如電子文件形成辦理過程信息、歸檔信息、格式轉換、移交接收信息等，以版式文件固化，作為電子檔案組成部分與相關電子檔案存放在一起。信息化技術措施保障電子檔案的“四性檢查”是重要的信息化技術保障手段，即對檔案條目的準確性、可用性、完整性和安全性進行檢查，確保檔案數據的真實、完整、可用和安全。同時，在電子檔案保存時加電子簽名、防篡改等技術措施防止電子檔案被修改或證明電子檔案未被修改。

保證電子檔案的安全

相對與紙質檔案，電子文件管理系統(tǒng)運營相對來說安全，不會存在潮濕引起的紙質檔案損毀問題，但是存儲安全也一樣重要。所以采用技術措施保證電子檔案的安全。在電子檔案的存儲和傳輸的過程中,要保證信息的完整性,可以采用消息認證技術和訪問控制技術,常用的認證方法有密碼確認，在不知道密碼的情況下是不能對檔案進行訪問的，對檔案起到了一定的保護作用。在硬件設施方面，可以使用單獨的服務器、配備UPS電源，降低因突然停電造成的數據丟失的風險，為了防止電子檔案遭到惡意改寫和訪問,還可以采用網絡權限控制、只讀型防改寫,防火墻訪問控制等措施。