企業(yè)檔案編檔號費用有一些整理時會有已提交、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦人員應(yīng)當(dāng)將其副本和復(fù)印件入卷歸檔。

對不能附件歸檔的實物證據(jù)，承辦人員可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載入卷歸檔，分別保管

卷內(nèi)文字材料除鉛印、復(fù)印的以外，使用耐久書寫材料（碳素墨、蘭黑墨水）書寫或者打印，做到字體工整、清晰。

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審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上報批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。

處分材料一般應(yīng)具備處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；

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2000年中國照片企業(yè)檔案編檔號費用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)立項并進行設(shè)計，2001年開始正式運行。

該系統(tǒng)以其強大的隨機處理海量圖片數(shù)據(jù)的功能，、多角度、深層次的檢索方式，秒級反應(yīng)的檢索速度較好地實現(xiàn)了“深化檢索”的目的，為照片檔案整理工作的改革提供了基礎(chǔ)和前提。進入新世紀，中國照片檔案館根據(jù)“簡化整理、深化檢索”的原則，依托數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對照片檔案管理工作實行了徹底的改革。

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