檔案數(shù)據(jù)存儲          

日常管理在文件歸檔前，收到的文件通常都是雜亂堆放，需要文件時難以查找。使用系統(tǒng)后，檔案管理員可將部門已有的收文、發(fā)文、會議紀要等重要文件用鉛筆編寫臨時件號，在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，便于日常工作文件的查詢、瀏覽以及借閱操作。

歸檔文件

文件形成檔案后，用戶可通過手動錄入或Excel表導入的方式存儲檔案目錄數(shù)據(jù)以及掛接掃描件，管理員可搜索關(guān)鍵字查詢系統(tǒng)中的所有檔案文件進行借閱或移交操作。

電子文件管理系統(tǒng)能實現(xiàn)什么？有什么特點？

一：全程管理

 將電子技術(shù)文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、關(guān)聯(lián)企業(yè)信息和辦理相關(guān)信息等捕獲到電子文件資源管理控制系統(tǒng)，在電子文件管理工作系統(tǒng)中實現(xiàn)對電子文件的全程管理。

二：安全管理

我們應該采取嚴格的用戶管理，認證，訪問控制和審計行為，確保系統(tǒng)安全;通過防擴散，防滲漏，防偽措施，如保真度，數(shù)字簽名，電子簽名，打印控制等措施，以保證數(shù)據(jù)的安全。

三：完整保障

系統(tǒng)可以采取一些相應的技術(shù)管理措施，采集電子商務(wù)文件的內(nèi)容進行信息、背景環(huán)境信息、結(jié)構(gòu)分析信息和元數(shù)據(jù)；在電子設(shè)計文件傳輸、遷移、轉(zhuǎn)存、載體轉(zhuǎn)換時，同步并保護保存電子文件的鏈接、嵌入、關(guān)聯(lián)研究對象等全部學生的信息，保證文件主要內(nèi)容及文件要素的完整。

四：開放擴展

系統(tǒng)充分考慮了環(huán)境變化，技術(shù)開發(fā)，產(chǎn)品升級等帶來的不確定性，為擴展和遷移預留了必要的空間；采用開放通用協(xié)議，確保與主流媒體和平臺的兼容性。

五：應用范圍

對于集中管理和電子文檔控制系統(tǒng)，以滿足信息化的安全需求。

檔案管理系統(tǒng)特點

1. 安全實用的先進技術(shù)手段

表現(xiàn)為架構(gòu)成熟，技術(shù)先進；高擴展性，按需應變；易于集成，無縫銜接；注重安全，運行穩(wěn)定。

2. 支持多種檔案收集方式

支持在線移交、在線收集、離線采集等多種收集方式。

3. 面向工程項目檔案收集的解決方案

針對工程項目檔案數(shù)量大、周期長等特點，系統(tǒng)提供歸檔模板、離線采集等多種功能，解決了工程項目檔案管理的難題。

4. 滿足各種整理模式

為適應各單位不同的整理方式，系統(tǒng)提供集中整理、分散整理模式以及組卷、裝盒等整理方式，并滿足項目級管理需求。

5. 檔案整理過程自動化及智能化

靈活快捷的著錄方式，自動排序、編號、組卷、裝盒等功能，很大限度實現(xiàn)了自動化，提高了檔案工作效率。

6. 獨特的可配置3D庫房模擬技術(shù)

通過3D庫房模擬，檔案員不僅可以更直觀管理和利用檔案，而且能夠進行庫房檢查，溫濕度監(jiān)控等。

應用范圍：

本系統(tǒng)滿足企業(yè)檔案規(guī)范管理、知識管理和便捷服務(wù)的需求。本系統(tǒng)適用于各級企事業(yè)單位。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學?，F(xiàn)有10個外語語種,33個本科專業(yè),因為語種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。