檔案掃描

⒈認(rèn)真無(wú)漏填寫(xiě)紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對(duì)每份文件的每頁(yè)進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對(duì)橫向排放的頁(yè)面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

⒋對(duì)于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

⒌掃描過(guò)程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時(shí)，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對(duì)案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫(xiě)的文件張數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)在備注欄填寫(xiě)具體原因或向現(xiàn)場(chǎng)管理人員詢問(wèn)。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁(yè)也要掃描）。排序時(shí)每次將后一頁(yè)依次在雙數(shù)頁(yè)（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁(yè)碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁(yè)刪除。在實(shí)際操作過(guò)程中，當(dāng)全部頁(yè)數(shù)少于21時(shí)可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當(dāng)全部頁(yè)數(shù)大于21時(shí)可用CTRL E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序；后將空白頁(yè)刪除。

⒏R、G、B顏色過(guò)濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過(guò)濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過(guò)濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過(guò)濾或不過(guò)濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時(shí)不能選擇過(guò)濾，當(dāng)紅底黑字時(shí)就要選擇紅色過(guò)濾。

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檔案掃描前期工作

1.做好要進(jìn)行掃描的檔案的前期處理

檔案部門(mén)所存儲(chǔ)的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為加快掃描速度,以及確保掃描質(zhì)量,一般將縫制好的檔案拆開(kāi),以便于能用高速掃描儀進(jìn)行掃描。在拆線的過(guò)程中,應(yīng)該謹(jǐn)防刀具劃傷檔案以及其他因素對(duì)檔案產(chǎn)生的損傷。對(duì)于拆線的速度,應(yīng)該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個(gè)人為一個(gè)小組,進(jìn)行分工協(xié)作,一個(gè)人負(fù)責(zé)拆,一個(gè)人負(fù)責(zé)掃描。同時(shí),在前期處理中,還應(yīng)該對(duì)先前檔案整理的規(guī)范性進(jìn)行檢查,如文件名與目錄是否對(duì)應(yīng)、檔號(hào)章填寫(xiě)是否正確、件內(nèi)頁(yè)數(shù)標(biāo)注是否有誤等,由于歸檔工作的不認(rèn)真,在工作中上述錯(cuò)誤現(xiàn)象極為普遍。

2.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)與掃描工作有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一,以便于掃描人員在具體操作時(shí)能夠有據(jù)可依,以防無(wú)效勞動(dòng)的產(chǎn)生,造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確,以防在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相扯皮,以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程,確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫(kù)房中領(lǐng)取要掃描的檔案要履行嚴(yán)格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。同時(shí),還應(yīng)該加

強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

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檔案掃描服務(wù)

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數(shù)據(jù)掃描錯(cuò)誤糾正和記錄

錯(cuò)誤糾正和記錄 1、屬于明顯掃描及整改過(guò)程錯(cuò)誤，不需要調(diào)用檔案核對(duì)的，由質(zhì)檢組直接進(jìn)行糾正，并告知掃描組。 2、存在錯(cuò)誤或疑問(wèn)，需要調(diào)用檔案核對(duì)的，由質(zhì)檢組通知掃描組，糾正后再發(fā)給質(zhì)檢組復(fù)核。 3、對(duì)存在錯(cuò)誤的事項(xiàng)，由質(zhì)檢員在相應(yīng)數(shù)據(jù)表記錄的“檢查員”、“檢查時(shí)間”進(jìn)行登記，錯(cuò)誤原因在“備注”字段進(jìn)行標(biāo)注，以便于復(fù)核及統(tǒng)計(jì)匯總。 

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