檔案管理系統(tǒng)體現(xiàn)了智慧檔案館的價值

高校智慧檔案館有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能,綜合運用先進的物聯(lián)網(wǎng)技術、云計算技術和自動控制技術,構建一個感知并根據(jù)預設方案和案例經(jīng)驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提案管理與檔案館運行的效率和服務水平。高校智慧檔案館建設目標是實現(xiàn)檔案館管理、服務的智慧化,大程度地發(fā)揮檔案的價值。雖然現(xiàn)在檔案學界普遍認為智慧檔案館建設是通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算等智慧技術和相應的智慧設備反映和實現(xiàn)的。但是正如劉越男所說,智慧檔案館評價主體是老百姓,智慧檔案館強調以人為本,因此可以說高校智慧檔案館的價值是為高校用戶提供智慧化的服務。

智慧檔案室智慧檔案館中的檔案管理“神器

智慧檔案館中信息管理系統(tǒng)引入物聯(lián)網(wǎng)技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，通過傳感節(jié)點的方式實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和檢測能力，同時建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)間的無縫鏈接。檔案管理人員利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描的信息與管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。

智慧檔案室智慧要素——數(shù)據(jù)傳輸

通過前面的感知我們了解到智慧檔案館的處理機制，但是，如何實現(xiàn)感知呢？這里不得不說智慧處理的——數(shù)據(jù)傳輸。任何接收、反饋、聯(lián)動的信號，均離不開數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹?，所以大量?shù)據(jù)的存儲和運算也是智慧檔案館建設所具備的一大特征。

需要說明的是，智慧檔案館可謂將“云”計算技術運用得淋漓至盡。不僅含有我們所熟知的大數(shù)據(jù)云計算，還有內部的云計算。檔案館的數(shù)據(jù)十分龐大，同時也需要具有安全和保密性。在這樣既需要大容量也需要保密性的情況下，智慧檔案館實現(xiàn)了特有的分區(qū)，采取“自有”和“云”雙模模式。通過云計算和云儲存技術，解決海量數(shù)據(jù)處理和存儲壓力大的問題，同時通過聯(lián)動先進設備、設施，打造出智慧檔案館獨立產(chǎn)權、獨立數(shù)據(jù)計算和相應的存儲能力，實現(xiàn)安全化、智慧化、大數(shù)據(jù)化、化的現(xiàn)代檔案館。