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文件材料的收集對(duì)象：反映本單位主要職能活動(dòng)的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件（包括會(huì)議記錄），講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音帶等文件材料。按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。

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確定了檔案的保管期限和分類順序后，就進(jìn)入檔案的裝訂、打號(hào)目錄錄入、掃描和裝盒環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，但越是簡(jiǎn)單就越容易出錯(cuò)，因此一定要做到認(rèn)真、仔細(xì)。就拿裝訂文件來(lái)說(shuō)，對(duì)頁(yè)數(shù)較多的檔案如教研室發(fā)文，代局發(fā)文應(yīng)實(shí)行三孔一線裝訂法，少于三頁(yè)的可直接用鋼針裝訂。裝訂時(shí)一定要注意每份文件的間距、頁(yè)邊距要一樣，否則裝訂出來(lái)會(huì)不太美觀。打號(hào)也同樣如此，打號(hào)時(shí)數(shù)字及各要配套使用，大小相同，油墨均勻，從而使所有文件都統(tǒng)一、整潔、規(guī)范;錄入目錄時(shí)要注意和錄入項(xiàng)目的完整，掃描文件時(shí)要及時(shí)修補(bǔ)電子文件的外觀，裝盒時(shí)要放入備考表，對(duì)可以互見(jiàn)的文件進(jìn)行標(biāo)注，以備查詢。

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為加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理工作，確保檔案達(dá)到“材料完整精煉、內(nèi)容準(zhǔn)確翔實(shí)”，河南繕文檔案管理在整檔工作籌安排，周密部署，保證質(zhì)量，注重效率。

檔案的收集

檔案的收集是檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn)，主要指檔案室和檔案館接收和征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)，包括檔案室對(duì)本單位歸檔案卷的接收、檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)或撤銷機(jī)關(guān)移交檔案的接收、對(duì)社會(huì)各界人士捐贈(zèng)檔案的接收、對(duì)散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的接收。檔案收集的基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案集中到檔案機(jī)構(gòu)中，即“化分散為集中”，便于保管及利用。

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