會議活動布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內部活動，與會者也許就在現場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數與會者在活動開始時準時到達。這樣做的不足是很難準確預測按時參加午宴的人數，所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負擔得起的場地——比如大學或學院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳要相當謹慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達到他們的預期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議，并以此來調整自己活動的基本理念、效果以及時間。

                                                        會議活動布置策劃的預算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

                                                                會議活動布置策劃怎么做？

1、 明確活動背景、目的

      2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數、活動內容、相關準備材料種類、數量

     3、 組織會務工作小組，確定會務組及成員，制定會議準備工作部署

     4、 根據確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用

     5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組確認后開始印刷

     6、 發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、 確認發(fā)言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現象

     9、 活動前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現場路線圖的樣式和內容，經會議小組確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
 
    11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、 參會人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達會議現場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等

    15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調好地點、酒水

    16、 確定進場時間、搭建內容

    17、 提天與主持人溝通，進行現場彩排與準備

會議活動布置策劃的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。到水應動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能接觸到杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員'嚴陣以待'，做好各項準備工作。如，會議進行一項:全體起立、。這是音響應立即播放出歌曲。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把從坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主臺上的，用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。