會議活動布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個項目的推出都應(yīng)實現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項目，企業(yè)在策劃時應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會展企業(yè)自身的利益

對于每一個會展項目來說，會展企業(yè)都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業(yè)盡量實現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進行，能否保證會展企業(yè)自身利益的實現(xiàn)是衡量一項策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶的利益

會展企業(yè)的目標(biāo)客戶是會展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現(xiàn)其價值，企業(yè)自身的利益才能獲得實現(xiàn).因此在進行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現(xiàn)客戶的利益進行合理的設(shè)計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機會等。一項理想的會展策劃應(yīng)該是一項實現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

                                                           會議活動布置策劃的策劃方法

一、會議方案的制定

1、會議方案必須明確會議日程安排及每項議程安排之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，使各場次會議能對接。方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。

2、加強溝通。一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面，需要加強橫向的溝通銜接工作。各個部門要密切配合和相互協(xié)作，加強與上述部門溝通對接工作。

3、合理安排分解工作任務(wù)，明確工作職責(zé)，使各部門能夠按照時間表完成工作。

二、會議場地的布置

會議開始前，會務(wù)組織者提前對會場、住地進行觀察了解，并做相應(yīng)的會場布置。例如會場、會議用品的準(zhǔn)備;迎送接待儀式的確認(rèn)及排練;乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。

三、會議流程的執(zhí)行

為了確保會議的順利進行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。還要做好會議服務(wù)工作，包括會議報到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像、車輛安排、食宿安排等工作。

四、會議結(jié)束的總結(jié)

做好會后總結(jié)。及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。

大型會議活動策劃和實施

進行調(diào)查和可行性研究?？尚行匝芯?，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的校園適應(yīng)性，包括校園環(huán)境和活動范圍的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，等等這些都是我們要進行可行性研究的范疇。 

提煉主題，進行創(chuàng)意。 第四、方案論證。 1、成立活動籌備組，召開籌備會議。由籌備組成員共同協(xié)商對本次活動進行宏觀總策劃，將活動涉及到的工作分成諸如宣傳、外聯(lián)、物品籌備、節(jié)目等幾大部分，并將每一項工作選出負(fù)責(zé)人，同時選出本次活動的總負(fù)責(zé)人。 2、根據(jù)籌備會議精神，認(rèn)真制定活動計劃書，將其作為工作的指南，一切行動原則上必須按照活動計劃書進行，同時將活動程序表、活動日程安排表等關(guān)于活動的基本資料打印裝訂成冊，保證個負(fù)責(zé)人人手一份，這樣有利于活動的有序進行。 3、各分項負(fù)責(zé)人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責(zé)任明晰，權(quán)利對等，但各負(fù)責(zé)人要以會議或座談等形式及時進行溝通和聯(lián)系、團結(jié)協(xié)作，這樣以便隨時了解活動的進程，同時要向自己上一級的匯報工作，對在自己經(jīng)驗和能力范圍內(nèi)無法解決的問題提出援助要求。 4、總結(jié)提高。對社團活動而言，要不斷總結(jié)、反思，做到既有一定的模式，又有突破和，而非一直在一個套路中打轉(zhuǎn)。不開動腦筋，不去創(chuàng)造一些學(xué)生喜聞樂見的新活動，社團活動就會缺乏吸引、缺乏新意。要使社團充滿活力，一定要解放思想，在實踐中摸索，與時俱進，開拓。這樣的社團才會永葆生機，活動才能凝聚人心，匯聚人氣，社團之路才會越走越寬廣。