展會(huì)活動(dòng)策劃執(zhí)行的13個(gè)步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場(chǎng)展會(huì)

 1步：了解展會(huì)情況收料

與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。

2步：確定展位

展臺(tái)的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。人潮流量的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。

根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡(luò)溝通后，填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。

對(duì)于公司活動(dòng)策劃方案的四個(gè)定義

 “產(chǎn)業(yè)定義”

活動(dòng)策劃是管理一個(gè)項(xiàng)目，如會(huì)議，會(huì)議，展覽，儀式的過程，（鏈接是外部）的團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，聚會(huì)，或公約?；顒?dòng)計(jì)劃包括預(yù)算，制定時(shí)間表，選擇和保留事件的網(wǎng)站，獲取許可證，規(guī)劃食品，協(xié)調(diào)交通、發(fā)展主題，安排活動(dòng)，選擇揚(yáng)聲器和主題演講，安排設(shè)備和設(shè)施，管理風(fēng)險(xiǎn)，并制定應(yīng)急計(jì)劃。

“定義”

活動(dòng)計(jì)劃包括協(xié)調(diào)會(huì)議和會(huì)議的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從發(fā)言者和會(huì)議地點(diǎn)安排印刷材料和視聽設(shè)備。

活動(dòng)計(jì)劃始于確定贊助機(jī)構(gòu)想要達(dá)到的目標(biāo)。策劃者選擇演講者、娛樂和內(nèi)容，并安排節(jié)目以的方式展示組織的信息。會(huì)議策劃者負(fù)責(zé)選擇會(huì)議地點(diǎn)、潛在參會(huì)者以及如何讓他們參加會(huì)議。

樂觀主義者的觀點(diǎn)

活動(dòng)策劃是設(shè)計(jì)為人和創(chuàng)建活動(dòng)表明，創(chuàng)造一個(gè)終生難忘的記憶激勵(lì)藝術(shù)。設(shè)計(jì)和生產(chǎn)活動(dòng)，無(wú)論是會(huì)議、公司活動(dòng)、籌款、展會(huì)或任何其他事件，在許多方面與導(dǎo)演的現(xiàn)場(chǎng)表演。另一個(gè)好處是，對(duì)于那些喜歡旅游的人來說，它提供了一個(gè)的機(jī)會(huì)去豪華的酒店，有趣的新地方，和來自世界各地的演講者和與會(huì)者見面。所有這些，同時(shí)享有高度自治和獨(dú)立性！

悲觀主義者的觀點(diǎn)

活動(dòng)規(guī)劃是計(jì)劃會(huì)議或活動(dòng)的壓力工作，是一項(xiàng)要求很高的職業(yè)選擇。計(jì)劃者必須同時(shí)完成多項(xiàng)任務(wù)，面對(duì)無(wú)數(shù)的后期限，并協(xié)調(diào)許多不同人群的活動(dòng)。會(huì)議策劃者可能需要廣泛地參加會(huì)議和參觀未來的會(huì)議地點(diǎn)。工作時(shí)間很長(zhǎng)而且不規(guī)則，每周工作超過40個(gè)小時(shí)是相當(dāng)普遍的，尤其是在事件發(fā)生之前和結(jié)束之后。后，準(zhǔn)備好一些體力活動(dòng)——長(zhǎng)時(shí)間站立和行走，帶著一盒材料，僅僅是開始！

活動(dòng)策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動(dòng)的目的確立之后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本。客人們來自哪里會(huì)影響到活動(dòng)的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，活動(dòng)策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出。回顧一下上一屆活動(dòng)的歷史，如果有的話，就有助于降低活動(dòng)相關(guān)的成本。

活動(dòng)花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每一個(gè)開支項(xiàng)目中，把與活動(dòng)開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動(dòng)可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個(gè)收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會(huì)后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。