智慧檔案室維護(hù)檔案安全

除卻檔案資源開發(fā)與管理，智慧檔案館在檔案存放安全方面也十分注重，檔案存放設(shè)備采用的智能密集架中裝置有溫濕度檢測模塊，當(dāng)溫度或濕度超過設(shè)置的既定值，智能密集架將啟動報警。密集架中還可設(shè)置自動通風(fēng)，使檔案材料始終處于適宜的溫濕度環(huán)境中。此外除了存放設(shè)備，整個檔案館通過配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，采集檔案庫房的環(huán)境質(zhì)量，通過配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設(shè)備，來確保整個環(huán)境的舒適。配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設(shè)備，為檔案文獻(xiàn)構(gòu)建一道安全的保護(hù)屏障。

解讀智慧檔案室建設(shè)的意義

智慧檔案室的演變過程是從傳統(tǒng)檔案室、數(shù)字檔案館以及智能檔案館的基本條件上發(fā)展而來的，構(gòu)建智慧檔案館在全新的城市形態(tài)中已經(jīng)成為發(fā)展的必然要求。

智慧檔案室的本質(zhì)在于信息化與實(shí)體信息的高度融合，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行感知、探索、整合及挖掘，、多層次、多角度的為用戶提供檔案信息服務(wù)。智慧檔案室建設(shè)對于檔案管理服務(wù)、行業(yè)理論建設(shè)、社會城市發(fā)展等都具有重要意義。

智慧檔案室建設(shè)難點(diǎn)與創(chuàng)新舉措

總結(jié)智慧檔案室建設(shè)中的難點(diǎn)，主要表現(xiàn)在能否可以通過智慧檔案室來實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案公開利用，以及確定檔案公開范圍這兩個方面。對于前者來說，在目前各級中推進(jìn)公開的進(jìn)程中，按照要求要將庭審過程、結(jié)果、裁判依據(jù)和理念、案件審理以及其他審務(wù)工作內(nèi)容公開，在范圍內(nèi)推進(jìn)。但是在愛利用智慧檔案室的外網(wǎng)平臺對上述信息公開時，也表現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)上檔案信息安全以及如何確保利用這身份符合要求這兩個方面的問題，需要一定的技術(shù)支持和安全支撐。對于后者來說，在目前人民群眾對檔案的利用需求不斷增加的過程中，也容易出現(xiàn)檔案公開中內(nèi)容范圍和人員范圍兩個難點(diǎn)，如果做好保護(hù)公民的個人隱私但是又滿足人民群眾對法律資源的公平利用需求，這也成為目前智慧檔案室建設(shè)和應(yīng)用中的難點(diǎn)。

智慧檔案室檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進(jìn)入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國對外開放進(jìn)入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、明、證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語人才,他們對出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)?，F(xiàn)有10個外語語種,33個本科,因?yàn)檎Z種、眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的都是不一樣的,之前在實(shí)際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費(fèi)較長的時間。

傳統(tǒng)的實(shí)體檔案,傳統(tǒng)的檔案管理及服務(wù)方式,老舊的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng) 無法滿足用戶對檔案館智慧服務(wù)的需求。為此2018年大連外國語大學(xué)檔案館購買了新版的智慧化檔案管理系統(tǒng),其中的翻譯子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了成績證明、明、證明、獎學(xué)金證明等所有相關(guān)證明的系統(tǒng)自動翻譯,實(shí)現(xiàn)證明文件的自動生成,節(jié)省了工作人員手動操作所耗費(fèi)的時間和精力,極大地提高了檔案館的工作效率,具有更加智能、更加規(guī)范、更加準(zhǔn)確、更加等優(yōu)勢。