準(zhǔn)備充分，謀劃在前。會前準(zhǔn)備是整個會務(wù)的重點，也是工作量大的一個階段，任何一次成功的會議都建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上。所以，必須在會前做好各項準(zhǔn)備工作，應(yīng)當(dāng)考慮在早，行動在早，落實在早，能早點做的拖延，能多準(zhǔn)備的偷懶。一是認(rèn)真做好方案制訂、會前動員、材料準(zhǔn)備、會議通知、會場布置、食宿安排等會前準(zhǔn)備工作，并反復(fù)檢查，確保開會時不發(fā)生差錯與故障。二是對于一些必須在會中和會后完成的工作，可以提前準(zhǔn)備，打好基礎(chǔ)，做好方案。大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，展覽會的布展時間為3天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。比如：擬訂會議通報、紀(jì)要的初稿，安排會后整理人員，幫助參會人員預(yù)訂返程票等。三是預(yù)先考慮會議中可能出現(xiàn)的變化或意外情況，多想想可能會發(fā)生什么問題，可能出現(xiàn)什么緊急突發(fā)事項。制訂應(yīng)對緊急突發(fā)情況的預(yù)案，對可能存在的問題和隱患提前解決或加強(qiáng)防范。

所謂會務(wù)工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務(wù)工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復(fù)勞動與差錯。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議是否符合上級的要求和當(dāng)前工作的實際需要，召開的時機(jī)是否恰當(dāng)，是否有比較充實的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。其次，科學(xué)確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會議地點應(yīng)多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達(dá)到的效果。

講求規(guī)范是一成不變、刻板教條，有時也需要會務(wù)人員能夠結(jié)合事情的重要和緊急程度，靈活變通地處理一些問題。例如：有的參會人員會提出一些計劃外的合理要求，應(yīng)在不影響其他工作的前提下盡量予以滿足，使其感受到主辦單位給予的尊重與熱情服務(wù)；一般要準(zhǔn)備臺領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研討會旗幟，磁帶等。會議現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅紀(jì)律，但遇有特別緊急的事項需要參會人員處理時，可由會務(wù)人員通過遞紙條等方式通知；出席會議的領(lǐng)導(dǎo)臨時有其他重要活動需要提前離場時，會務(wù)人員應(yīng)及時告知會議主持人調(diào)整發(fā)言順序。

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(2)策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會展計劃。

(3)文案撰寫人員。專門負(fù)責(zé)撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù)社交文書、會展業(yè)務(wù)專用文書、會展業(yè)務(wù)推介文書、會展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、會展業(yè)務(wù)合同協(xié)議文書、會展業(yè)務(wù)法律文書以及會展策劃案等。有的會議需要多個單位參與會務(wù)，應(yīng)立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進(jìn)行任務(wù)分解，需要相互配合完成的任務(wù)，也要明確一個主要責(zé)任部門公司主營項目為：承接各中小型音樂節(jié)、美食節(jié)的搭建，各類企業(yè)開業(yè)慶典、年會活動聲光電、LED屏一體租賃執(zhí)行。文案撰寫人員應(yīng)該能夠地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強(qiáng)的文字表述能力。

(4)會展設(shè)計人員。專門負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類型視覺形象的設(shè)計。會展設(shè)計人員是策劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設(shè)計、展示設(shè)計、展示空間設(shè)計等都需要設(shè)計人員的參與。在我國，雖然展會市場化的進(jìn)程在加快，但不少的大型展覽會還帶有政府行為的色彩，因而，其決策規(guī)劃情況更加復(fù)雜。設(shè)計人員必須具有很強(qiáng)的領(lǐng)悟能力和很強(qiáng)的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫的能力。

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