檔案信息管理——如何做好檔案信息保密工作

建立完善檔案保密工作制度

不僅要制定相關(guān)的檔案庫房管理、檔案保密、檔案查閱等相關(guān)制度，相關(guān)的檔案管理工作者還應(yīng)當依據(jù)實際的工作需求制定檔案利用權(quán)限與范圍，依據(jù)不同層次的使用者制定不同的審批手續(xù)，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強便捷性的同時使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項制度能夠做到簡潔明了便于執(zhí)行，相關(guān)工作者在此基礎(chǔ)上要不斷總結(jié)，對制定進行及時的修訂和完善，從而能夠?qū)n案管理以及使用行為進行及時有效的約束和規(guī)范，從而推動檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發(fā)展。

檔案信息管理

檔案信息管理想必大家都已經(jīng)非常的熟悉了，檔案信息管理作為一項系統(tǒng)工程，檔案數(shù)字化工作及其流程需要論證和精心籌劃，接下來帶大家了解一下。

目前，有些檔案館在開展檔案數(shù)字化工作的過程中倉促上馬、系數(shù)列入、盲目推進，不探討工作目標和用戶需求，不研究工作程序的科學(xué)性、工作成果的可用性，缺乏成本估算和績效評估，這種做法可以概括為“全部掃描、由近及遠、先掃再說”。我國一些歷史悠久的省級綜合檔案館館藏量多達百萬卷，何況數(shù)量還在逐年遞增。

檔案信息管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)步驟

(一)檔案信息的收集

檔案信息的主要來源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機構(gòu)和管理部門也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫時，必須確定檔案信息的收集范圍和來源，按要求進行地收集。

檔案信息主要來源于兩個方面：一是對各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過計算機生成和處理的、并由檔案機構(gòu)進行收信歸檔的電子文件。

(二)檔案信息前期處理

這是一項基礎(chǔ)工作，為數(shù)據(jù)庫提供經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。主要是將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標引出來。著錄標引必須達到規(guī)范化、標準化的要求。這是建立數(shù)據(jù)庫的必要過程，也是保證檢索質(zhì)量的前提條件。

檔案信息管理——檔案整理

1、新建檔案的整理。這是比較系統(tǒng)、全方面的整理，主要是對轉(zhuǎn)崗或新走上干部工作崗位人員的整理，如新分配的大學(xué)生，新提拔、聘任的干部等。

2、對檔案補充新內(nèi)容的整理。是將新產(chǎn)生的一些新的干部人事檔案材料補充到檔案中去的整理。

3、對檔案進行清理的整理。是對干部人事檔案按有關(guān)落實政策的文件規(guī)定進行清理。這種檔案整理類型，是在特定的歷史條件下產(chǎn)生的，屬于特殊種類，一般不常用。整理的主要目的是，按有關(guān)規(guī)定清出歷次運動中形成的冤假材料。