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（一）歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

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大家知道檔案整理專業(yè)公司的步驟是什么呢？想必很多人不是很了解吧，接下來就由我為大家介紹一下吧，我們一起來看一下吧。

1、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

2、每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實際有效頁數(shù)。

（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼）

單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數(shù)；

雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數(shù)；

文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號，并計算頁數(shù)。

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相信大家都有保存過資料有被保存過資料，那么你們知道現(xiàn)在保存方式分為哪幾種嗎？下面就讓小編來為大家講一下，謝謝大家的支持。

方法一：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

方法二：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機構(gòu)設置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進行立卷，一般采用年度—組織機構(gòu)（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。

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