檔案室

北京鋼之杰檔案庫房一體化智能檔案綜合管理系統(tǒng)包含多個(gè)子系統(tǒng)，分別是檔案資料智能化管理系統(tǒng)、智能檔案密集柜控制系統(tǒng)、檔案庫房溫濕度智能控制系統(tǒng)、檔案庫房漏水檢測智能控制系統(tǒng)、檔案庫房門禁智能控制系統(tǒng)、檔案庫房煙霧感應(yīng)智能控制系統(tǒng)、檔案資料RFID智能管理系統(tǒng)、檔案檔案密集柜遠(yuǎn)程控制系統(tǒng)、檔案庫房消毒凈化智能控制系統(tǒng)、檔案庫房防盜報(bào)警智能控制系統(tǒng)、檔案庫房視頻監(jiān)控智能控制系統(tǒng)、檔案庫房燈光智能控制系統(tǒng)等。

檔案室行業(yè)現(xiàn)狀

近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯。

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，然后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。

檔案室系統(tǒng)特點(diǎn)

檔案信息管理

檔案材料入館后，管理人員可通過RFID技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行自動(dòng)信息登記、館內(nèi)檔案清點(diǎn)、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄。

智能引導(dǎo)

系統(tǒng)具備檔案引導(dǎo)功能，根據(jù)檔案室數(shù)字地圖對(duì)所需查找的檔案材料進(jìn)行自動(dòng)定位引導(dǎo)（在電子地圖上可顯示對(duì)應(yīng)檔案的具體位置：幾號(hào)柜、幾行、幾列等），充分提高了檔案查找的效率，并可自動(dòng)對(duì)拿出、收入檔案柜中的檔案進(jìn)行識(shí)別，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)位智能化管理。

遠(yuǎn)程查詢

根據(jù)不同用戶需求，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案資料信息遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢，并自動(dòng)形成準(zhǔn)確可靠查詢報(bào)表。

防盜管理

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)開啟警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。